26. März 2015 von & gespeichert unter Projektmanagement.

Warum ist das Thema für uns spannend?

Das Agenturgeschäft ist schnell und komplex wie die digitale Welt. Unsere Kunden erwarten von uns Zuverlässigkeit und herausragende Ideen. Da bleibt für administrative Aufgaben wie Mitarbeiterverwaltung, Bewerber- und Finanzmanagement usw. wenig Zeit. Mit Excel sowie einer Vielzahl weiterer Tools haben wir es einige Jahre geschafft, diese Aufgaben quasi nebenbei zu erledigen.

Mittlerweile sind wir über 30 Mitarbeiter – Tendenz steigend – und möchten nicht mehr auf Insellösungen setzen, sondern unsere Information bündeln, um den Arbeitsalltag effizient für unser Team zu gestalten. Dabei entstand der Wunsch nach EINER Agentursoftware aus dem Bedürfnis, unsere Ressourcenplanung zu verbessern.

Wie ist das Projekt verlaufen?

In einem ersten Schritt haben wir gemeinsam mit dem gesamten Team einen umfangreichen Anforderungskatalog erarbeitet. Was muss die Software dringend leisten? Was ist nice to have? Besonders wichtig sind uns Datensicherheit, Projektverwaltung und -abwicklung, Kapazitätsprofile, CRM sowie das Erstellen von Rechnungen direkt aus Angeboten heraus. Das absolute Muss-Kriterium ist dabei unbestritten ein browserbasiertes und somit plattformübergreifendes Tool, um auch unterwegs oder im Home-Office den vollen Zugriff auf Informationen zu haben.

Jetzt haben wir angefangen, den Markt nach einer geeigneten Software abzuklopfen, d.h. viel im Netz recherchieren, Empfehlungen ausprobieren und im Netzwerk umhören. Beim Vergleich geeigneter Produkte sind uns die Angebote QuoJob, Troi, easyJob und activeCollab besonders aufgefallen. Hier haben wir Demo-Zugänge und Live-Demos ausprobiert, um möglichst schnell einen Eindruck von der Software zu erhalten. Da wir activeCollab bereits im Einsatz hatten, haben wir das Tool lediglich darauf geprüft, ob es sich nach unseren Wünschen erweitern lässt und welche Funktionen wir noch nutzen könnten. Da ActiveCollab eine API mitliefert, war es auch denkbar, die fehlenden Funktionen selbst zu entwickeln und anzuschließen.

Kapazitätsprofile - Welcher Mitarbeiter ist wie ausgelastet?

Kapazitätsprofile – Welcher Mitarbeiter ist wie ausgelastet?

Unser Eindruck nach eingehender Marktanalyse

Unsere Entscheidung musste zukunftsfähig sein, weshalb wir auf einen großen Funktionsumfang gesetzt haben. Das schloss einen Kandidaten sehr schnell aus, Troi konnte in Sachen Funktionalität nicht überzeugen. EasyJob bietet zwar einiges an Funktionalität, hat aber auch einen sehr stolzen Preis. So blieben weiterhin QuoJob und ActiveCollab im Rennen. Nach weiteren Tests beider Systeme und der Einschätzung unserer Entwickler bezüglich der Zubauten für ActiveCollab haben wir uns entschieden: Wir wollten keine Ressourcen binden, die sich mit der Entwicklung unserer Agentursoftware beschäftigt. Wir wollten ein für uns stimmiges System, das alle Bereiche abdeckt. QuoJob von QuoTec in Ratingen erfüllt unsere Wünsche in bester Weise. Die Software überzeugt uns durch ihren Reichtum an Funktionen, ihr Kosten-Nutzen-Verhältnis, die kompetente Beratung und die betriebswirtschaftliche Ausrichtung.

MyDay - das Modul mit meinen Terminen, To-Do's, Projekten und aktuellen Agentur-Infos

MyDay – das Modul mit meinen Terminen, To-Do’s, Projekten und aktuellen Agentur-Infos

Wie man Akzeptanz im Team schafft.

So viel steht fest: Das beste System ist nutzlos, wenn es niemand anwendet. Deshalb haben wir die Einführung von QuoJob von Anfang an transparent und ehrlich im Team kommuniziert.

In einem Kick-Off Workshop haben wir dem gesamten Team QuoJob und seine Vorteile vorgestellt. Mit Tröten und Hupen konnten unsere Kollegen ausdrücken, ob sie einen Punkt gut oder schlecht fanden. So erhielten wir direkt Feedback. Für die Vorbereitung der Software haben wir uns bewusst etwas mehr Zeit genommen. Nach ersten Absprachen mit QuoTec haben wir erst mal die relevanten Stammdaten zusammengestellt. Dann folgte der Integrationstag, an dem wir gemeinsam mit den Beratern von QuoTec das System bei uns aufgesetzt und initial erklärt haben. In kleinen Gruppen haben wir Prozesse und Definitionen beschlossen, dies war der Grundstein für saubere und sinnvolle Stammdaten. Ab jetzt konnten wir QuoJob aktiv nutzen.

Durch das Consulting von QuoTec wurden wir an nur zwei Schulungstagen im Umgang und mit den Funktionen von QuoJob vertraut. Nach dem Prinzip „Train a Trainer“ haben wir dieses Wissen im gesamten Team weitergetragen.

Projektverwaltung - alle Projekte und Projektinformationen in einer View gebündelt

Projektverwaltung – alle Projekte und Projektinformationen in einer View gebündelt

Unser Fazit

Seit Dezember 2013 erfassen wir nun Projekte, Rechnungen und die Kapazitäten unserer Mitarbeiter – also die gesamte Wertschöpfungskette – in QuoJob. Zwei Ansprechpartner unterstützen intern die Mitarbeiter bei kleinen Hürden, Fragen und Spezialfällen. Um die Akzeptanz im Team zu fördern, versenden wir regelmäßig Tipps per E-Mail. Probleme werden offen angesprochen und können so schnell behoben werden. Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Sessions helfen, das Produkt weiter an unsere Bedürfnisse anzupassen.

Würden wir es wieder tun?

Ja. Die Software bildet viele Prozesse ab, die wir in den vergangenen Jahren aufwändig in Insellösungen implementiert haben. Hier hätten bereits viele Mühen eingespart werden können.

Insbesondere im Bereich Projektmanagement und Back-Office freuen sich die Kollegen über die Funktionen und Vereinfachungen in ihren täglichen Arbeitsabläufen. Wie sich der Arbeitsablauf bei PLUSPOL interactive mit der EInführung von Quojob verändert hat, könnt ihr euch auch in diesem Video anschauen.




Ein Kommentar für “Vom Suchen und Finden einer Agentursoftware für PLUSPOL”

  1. ernesto.f@gmx.de'

    Felix

    Aus der Sicht von Agenturen ergeben sich vielseitige Herausforderungen… Ein Blick in eine „Live“-Demo genügt da eher selten. Also, wenn mein Azubi oder meine Sekretärin eine Software bewerten sollten, dann würde das schlichtweg ohne eine Einführung durch einen Verantworlichen der Software schwer gehen. Aber gut. Ihr habt immerhin eure Software gefunden 😉 Wir sind uns noch nicht 100%ig sicher… Daher hatte ich gehofft, hier etwas zu finden. Die persönliche Vorführung von https://www.agenturbo.de hat uns bisher zwar geholfen, jedoch müssen wir nochmals konkret unsere Anforderungen schärfen, um uns final für einen Anbieter zu entscheiden.

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